Find a solution !

Find a solution !

The Greatest waste...

is failure to use the abilities of people...

to learn about their frustrations

and about the contributions that they are eager to make. 

Deming

Dlaczego ciągle cytujesz Deminga? ktoś mnie spytał

Pewnie dlatego, że wszystko o czym mówił około pół wieku temu jest ponadczasowe i nadal aktualne i pewnie dlatego, że to co mówił wdrożył i sprawdziło się w jednym z największych przedsiębiorstw na świecie - w TOYOCIE, myślę, że warto posłuchać kogoś mądrego ;).

Tym razem chciałabym porozmawiać o rozwiązywaniu problemów, o podejściu do trudnych sytuacji z jakimi mamy do czynienia w trakcie naszej działalności operacyjnej oraz o tym, jak możemy wykorzystywać znane nam narzędzia i metody w takich przypadkach. Niejednokrotnie są to proste sposoby rozwiązywania problemów nie wymagające specjalistycznej wiedzy a jedynie zaangażowania i chęci samych zainteresowanych, myślę w tym miejscu o takich metodach jak burza mózgów, powoływanie „kół jakości”, metoda 5 Why, wykres przyczynowo-skutkowy Ishikawy, czy nawet zwyczajna uważna obserwacja pracy przez lidera zespołu, audyt wewnętrzny, lub w ramach Gemba walk – obserwacja przełożonego.

Naturalnie można zastosować także bardziej skomplikowane metody badania, analizy i wreszcie doskonalenia/naprawy czy projektowania realizowanych procesów, przy czym z moich obserwacji i doświadczenia zawodowego wynika, że najczęściej zaczynamy z tzw.: „grubej rury” nie zastanawiając się nad nieskomplikowanymi metodami zwykle nie wymagającymi dużo czasu. Te proste i mało kosztowne metody także kierują się swoimi zasadami, których warto przestrzegać aby osiągną dobre wyniki, jednak są proste i wymagają najczęściej otwartości oraz kluczowego słowa „CHĘCI” – musi się chcieć !

Bądź otwarty 

Wielokrotnie spotykałam się z takim szufladkowaniem różnych technik …hmm, nazwę je metodami zapewnienia jakości (bo tak naprawdę tym one są) w jednej dziedzinie i ograniczaniu ich użycia w innych. Osobiście wychodzę z założenia, że poznaną metodę doskonalenia procesu, można zastosować w innej dziedzinie biznesu, dostosowując ją do naszych potrzeb. Moim zdaniem należy korzystać z wiedzy jaką się posiada, nawet jeśli nie jest to tak wprost oczywiste.

Takie właśnie podejście – BYCIE OTWARTĄ – w moim przypadku zdaje egzamin.

Podając konkretne przykłady, można korzystać ze scrum’a w innych dziedzinach niż IT, techniki stosowane w motoryzacji można zaimplementować do wszelkich innych procesów w branżach przemysłowych lub usługach. Analiza ryzyka, powinna być kluczowym narzędziem oceny praktycznie każdego procesu przed podjęciem różnego typu decyzji, nie tylko w finansach czy bezpieczeństwie IT, metodę FMEA można stosować do projektowania procesów, wyrobów czy usług, a metody analityczne stosowane w badaniach marketingowych znajdują z powodzeniem zastosowanie nie tylko stricte w marketingu jak np.: analiza SWOT. Dobrym przykładem może być miernik Lead Time oraz Cycle Time używany w metodyce Scrum a nie tylko w przemyśle, naturalnie odpowiednio zaprojektowany. To tylko nieliczne przykłady, które pokazują, że istnieją rozwiązania na występujące problemy, tylko trzeba zacząć je stosować i nie zawsze muszą to być skomplikowane narzędzia. Warto dobrze dobierać metodę zbierania danych aby były miarodajne i faktycznie przydatne, następnie sposób analizy tych danych. Dlaczego to takie ważne? Ano dlatego, aby nie stosować armaty na muchę😊.

Warto na początku ustalić pewne podstawowe założenia. Spotkałam się z opracowaniem, w którym jednym tchem zostały wymienione metodyka DMAIC i DFSS jako tożsame metody w doskonaleniu procesów lub produktów i usług. Moim zdaniem i tak i nie, bo jednak z jakiegoś powodu wybieramy określoną metodę oraz związane z nią narzędzia w naszej pracy, czasem wydaje mi się , że dość nieświadomie. Pod nazwami DMAIC i DFSS (DMADV) kryje się cała bateria narzędzi, których używamy chcąc zastosować kompletną metodykę i wcale nie jest to takie proste dla osoby, która porusza się w tym temacie po raz pierwszy. Moim zdaniem nic nie stoi na przeszkodzie aby narzędzia wykorzystywane w tych metodach były stosowane w mniejszych przedsięwzięciach czy codziennej pracy, dzięki czemu można osiągać Quick wins, co już jest wartością dodaną i ma dodatkowo pozytywny aspekt motywacyjny.  

Jednak … pozwolę sobie wyjaśnić:

DMAIC to Define / Measure / Analyse / Improve / Control – skrót pierwszych liter 

oraz DFSS (Design for Six Sigma) i DMADV to Define / Measure / Analyse / Design / Verify.

Kiedy warto stosować te metody?  

DMAIC - stosujemy w celu doskonalenia, optymalizacji istniejącego produktu lub procesu, który nie spełnia specyfikacji.

DFSS - stosujemy ją w celu projektowania nowego produktu lub/i procesu lub przeprojektowania istniejącego. Jest to metoda określana jako projektowanie innowacji.

• 1 Poziom innowacji: Optymalizacja istniejących procesów, Zastosowanie: DMAIC
• 2 Poziom innowacji: Projektowanie nowego produktu na bazie istniejącego procesu, Zastosowanie: DFSS
• 3 Poziom innowacji: Projektowanie nowego procesu do rozwoju istniejącego produktu, Zastosowanie: DFSS
• 4 Poziom innowacji: Projektowanie nowego produktu i nowego procesu, Zastosowanie: DFSS. 

Fragment z podręcznika DFSS for Black Belt, Loyola Marymount University Center for Technology Management in Poland, Zbigniew Celmerowski. 

Ja przytoczyłam tu tylko jedną z metod DFSS tzn.: DMADV, natomiast jest ich wiele więcej. Tym razem nie chcę opisywać całej metodyki DFSS, bardziej chodziło mi o pokazanie, że temat jest bardziej skomplikowany i wymaga analizy przed podjęciem decyzji oraz właściwego doboru narzędzi.  

Przykładowo w metodyce DFSS na początku projektu istotna jest ocena ryzyka projektu a także analiza stakeholders. Osobiście uważam, że te dwa elementy powinny być stałym punktem w działaniach zespołów roboczych czy też analiz kadry kierowniczej niezależnie od metodyki lub jej braku. Ocena stron zainteresowanych naszych działań operacyjnych, nie tylko w projektach, pozwala określić szanse, zagrożenia oraz ocenić stopień powodzenia naszych przedsięwzięć. Daje informacje dzięki którym, można podejmować kroki zaradcze oraz jest doskonałym wsadem do analizy ryzyka oraz oceny kontekstu organizacji. Analiza kontekstu organizacji jest wartościowym materiałem informacyjnym dla nowych firm, start-up'ów, czy nowych projektów, gdyż przeprowadzona starannie daje informacje o sytuacji geopolitycznej firmy, jej konkurencji, wewnętrznych relacjach i uwarunkowaniach międzyludzkich, blokadach, pokazuje problemy lub zagrożenia. Analiza kontekstu organizacji nie jest bardzo popularna, bardziej znana jest jako wymaganie np.: standardu bezpieczeństwa informacji ISO 27001, podczas gdy może i powinna być stosowana właściwie w każdej działalności. Przytoczone przeze mnie analiza stakeholders (stron zainteresowanych), kontekstu organizacji i ryzyka, to kolejne metody, pozwalające na ocenę sytuacji oraz podejmowanie kroków prewencyjnych w przypadkach stwierdzonego na podstawie danych - zagrożenia. Na podejmowanie jakichkolwiek kroków opartych na rzeczywistych, zmierzonych danych.

Quick wins

Wspomniałam powyżej o wartości rozwiązań typu quick wins i chcę zachęcić do ich wdrażania. Bardzo często są to po prostu spostrzeżenia samych pracowników, którzy znając swoją pracę pokazują kadrze kierowniczej szybkie i proste udoskonalenia, które w konsekwencji mogą poprawić komunikację bo ktoś dostrzegł bariery w tym zakresie, ktoś inny po analizie działań w projekcie zauważy nowe możliwości. 

Przykładów (case study) można podać wiele.

Case study i szybkie działania !

W trakcie realizacji projektu/zadania, lider lub PMem zauważa małe zaangażowanie zespołu lub wręcz niezrozumienie jakiegoś fragmentu projektu. Objawia sie to opóźnieniami w dostarczaniu informacji pozostałym członkom zespołu a w konsekwencji oczekiwaniu na wsad, traceniu czasu i nie wykonaniu kroku, sprintu, zadania i przypuśćmy, że zaczyna to już być problemem. Jest to hipotetyczna sytuacja bardzo ogólnie ujęta, która może wydarzyć się w każdym zespole. Powodów takiej sytuacji może być wiele, jak dowiedzieć się jakie są przyczyny?

Organizując np.: burzę mózgów, zapraszając do niej członków całego zespołu projektowego lub jego część jeśli zespół jest rozproszony, może warto zaprosić osoby powiązane tematycznie aby zespół był interdyscyplinarny i stosując diagram Ishikawy rozpracować problem bez wywoływania konfliktu. 

 Opracowanie własne, przykład na potrzeby artykułu.

W zależności od istotności wykrytych problemów, zespół samodzielnie określi przyczyny i ustali czym należy zająć się w pierwszej kolejności, może będą kłopoty w komunikacji, może trzeba ja usprawnić, może jest konflikt międzyludzki który trzeba wyjaśnić, a może zespół chciałby inaczej pracować. Taki sposób rozwiązywania problemów może zaoszczędzić czasu, niejasnych sytuacji a dodatkowo wzmocnić cały zespół ponieważ pozwoli zaangażować ludzi, którzy tak naprawdę chcą dobrze pracować.