3 bardzo ważne R

Requirements, Roles, Responsibilities 

Takie 3 R nad którymi warto się pochylić – wymagania, role i odpowiedzialności – to dobry początek zarządzania procesowego.  

Prawdopodobnie dla wielu osób to oczywista oczywistość - ja też tak myślałam. Moje wieloletnie doświadczenie zawodowe pokazuje, że jednak nie jest to takie oczywiste.Niby wszyscy wiedzą, że należy określać wymagania prawne, branżowe i inne ale kiedy zada się pytanie to jakie obowiązują Was przepisy prawa, to dość często widzę na twarzach zaskoczenie i bardzo różnie bywa z tą wiedzą. To samo tyczy się jasno wytyczonych ról i odpowiedzialności. Warto pochylić się nad tymi zagadnieniami już na samym początku - czego ? 

Powoływania firmy do życia, projektowania procesu, projektowania produktu, rozpoczynania projektu ...  

Po co ? Aby potem nie tracić czasu i pieniędzy. W trakcie mojej pracy zawodowej zauważyłam, że z powodu tak oczywistych braków zespoły tracą czas, energię i pieniądze (czas to też pieniądz) na niepotrzebne wracanie do początku. 

Zawsze patrzę na organizację procesowo, to sprawia, że kiedy widzę jeden dział od razu składam w głowie układankę powiązań – naczynia powiązane, jeden organizm. Bo firma to nie odrębnie działające jednostki a procesy, które ze sobą współpracują i aby ten końcowy Klient - tak ważny dla każdej firmy, dostał to czego chce i wrócił do nas, to najpierw ten wewnętrzny też musi być usatysfakcjonowany.

Ktoś powie – najważniejszy jest Klient który płaci – may wykonywać swoją pracę. No pewnie że tak, tylko dany pracownik ma wewnętrznych klientów i on też jest czyimś wewnętrznym klientem. 

Proces, który realizuje wpływa na inny ale sam także jest zależny, aby jeden dział wykonał swoją pracę potrzebuje informacji/materiałów/projektów/półproduktów ... wsadu z innego działu. 

Nawet gdy coś trzeba dopiero zaprojektować, jakieś rozwiązanie, tutaj też jakąś odpowiedź klientowi trzeba dać - i handlowiec nie zrobi tego bez wsadu. 

Od niezrozumienia naszych współpracowników jaką rolę pełnią w tym organiźmie oraz jaki wsad daje ich proces, często zależy czy klient będzie chciał czekać na odpowiedź a nawet później współpracować.

Jakie wymagania ma Twój proces, jakie są w nim odpowiedzialności kto jest jego właścicielem ? Czy na pewno jest to takie oczywiste w Twojej firmie ?

Jakie wymagania prawne ma Twój proces (te są najważniejsze) – po co spalać się na dzień dobry żeby potem okazało się, że w sumie fajną robotę wykonaliście tylko, że to nie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa polskiego/europejskiego lub innego kraju na terenie którego robicie interesy – a może niewyspecyfikowaliście tych przepisów ?

Jakie sa wymagania branżowe /dobre praktyki – zadajecie sobie to pytanie – po co ? Może nie trzeba wyważać otwartych drzwi, może są normy, które podpowiadają jak podejść do problemu a może warto wysłać ludzi na szkolenie aby potem nie okazało się w połowie drogi, że brakuje wiedzy która jest dostępna?

Klasyfikujesz informacje ? Jak zarządzasz informacjami? Po co ? Dowiesz się jak stracisz - informacja to największa wartość. To nic innego jak zarządzanie procesowe.

Jak okresliłeś role w Twoim procesie  - kto odpowiada za dostarczenie produktu - WSADU w danym procesie – ktoś na niego czeka w kolejnym. Czy masz właścicieli procesów? Kto dostarcza wartość Twoim klientom. To oczywiste pytania, na które okazuje się, że brak odpowiedzi. 

Dobrze określone wymagania dla produtku pomagają już na początku w jego pozycjowaniu na rynku lub odwrotnie znajomość prawa oraz trendów może pomóc w opracowaniu nowego produktu lub usługi wyprzedając konkurencję- najlepszym przykładem może być zmiana w przepisach dotycząca RODO, która dała nowy zawód - Inspektora danych osobowych lub też konieczność zatrudnienia/powołania ABI - Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 

Można podejść do tego według najbardziej znanej zasady PDCA Deminga, która zdaje egzamin na każdym etapie życia firmy/procesu, najmniejszego nawet zadania jakie realizujesz. Tyle, że raz spojrzysz wysokopoziomowo a innym razem w skali mikro. 

PLAN - DO - CHECK - ACT 

Zaplanuj:

Wymagania - dla Twojej firmy, wykonaj tą pracę, dla Twojego procesu, projektu, wymagania Twoich klientów;

Role w tym procesie/projekcie/zadaniu i określ odpowiedzialności; 

Zaplanuj - oceń zagrożenia i oceń ryzyko - będziesz wiedział na początku co może Cię spotkać. Oceń szanse i możliwości. 

Przepraszam, obecnego stanu chyba nikt nie przewidział - za to może być lekcją na przyszłość i wielu z nas zmieniło całkowicie postrzeganie świata/biznes/życie.  

Wykonaj:

Wdróż zaplanowane odpowiedzialności, obserwuj miany w przepisach, bądź świadomy zagrożeń i szans. 

Sprawdź:

We wcześniej zaplanowanym czasie sprawdź jak działa Twój plan. Czy to co sobie określiłeś działa a może trzeba coś zmienić. Może odpowiedzialności w tym kształcie się nie sprawdzają z jakiegoś powodu, może trzeba wprowadzić działania doskonalące a może wręcz przeciwnie jest ok. 

Jak potwierdzić, że taki obszar działa dobrze? Dobrze określone i nadane odpowiedzialności i uprawnienia w pocesie powodują braki przestojów i oczekwiania na decyzje a także sprawne dostarczanie wsadu z jednego procesu do drugiego a nawet efektywność w samym procesie. Jeżeli jednak nadal pracownicy czekają na decyzje, informacje, materiał ... albo okazuje się, że jednak z jakiegoś powodu decyzyjnego to nie działa lub trzeba wrócić bo na początku nie przewidzieliście potrzeb organizacyjnych lub prawnych (czyli doszło do straty) warto wprowadzić zmiany. 

Działaj:

W ramach działania wprowadź zmiany jeśli taka jest potrzeba lub ustandaryzuj zaplanowane działania jeśli to się sprawdza. 

Jak sama nazwa mówi to jest koło jakości tak więc robimy kolejne kółko aby nieustannie się doskonalić. 

I tym sposobem monitorujemy zarzadzanie naszymi produktami/procesami/organizacją. 

Osobiście uważam, że warto. Z powodu braku dobrze określonych wymagań ( w dużej ogólności) i odpowiedzialności w firmach dochodzi do nieporozumień i niepotrzebnych konfliktów które z kolei powodują straty. 

Urszula Sotowicz 
Pasjonatka Lean, promotorka ciagłego doskonalenia :)